Die 12 häufigsten Fehler bei der Gründung einer GmbH in der Schweiz

Bei der Gründung der GmbH mit der Eintragung ins Handelsregister gibt es zahlreiche Stolperfallen, die man auf dem Weg in die Selbständigkeit umgehen sollte. Ich erkläre Ihnen in diesem Artikel, welche 12 häufigsten Fehler Sie bei der Gründung Ihrer GmbH vermeiden sollten.

Matthias Gisler

4. Januar 2022 | GmbH

Nützliche Tipps, die man beim Schritt in die Selbständigkeit beachten sollte, findet man überall im Internet. Trotzdem scheitern viele Jungunternehmer mit ihrem Unternehmen bereits im ersten Jahr.

Für die öffentliche Beurkundung der GmbH-Gründung müssen Sie zum Notar, wobei Sie sich auch basierend auf einer Vollmacht vertreten lassen können. Die Gründungsdokumente können Sie jedoch selbst erstellen: Entweder laden Sie die auf der Homepage des Handelsregisteramtes Ihres Kantons verfügbaren Musterdokumente herunter und passen diese selbst an – oder Sie erstellen die notwendigen Dokumente kostenlos auf RecordWise.

Unsere Erfahrung zeigt jedoch, dass im Austausch mit einem Gründungsexperten (👋) zahlreiche Fallstricken identifiziert und überwunden werden können.

Die 12 häufigsten Fehler bei der Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) sind:

Fehler 1: Ich gründe meine GmbH zu spät.

Oftmals gründen Jungunternehmer ihre GmbH zu spät, was meist zu höheren Gründungskosten führt.

Beispiel: Ein Gründer kauft vor der GmbH-Gründung bereits Maschinen und Material, weil schon diverse Aufträge anstehen. Die Gesellschaft darf jedoch die Maschinen und Materialien nach der Gründung nicht ohne Weiteres entgeltlich vom Gründer erwerben. Die entgeltliche Übernahme vom Gründer setzt namentlich den Tatbestand einer qualifizierten Gründung.

Vorliegend könnten die Maschinen und das Material als Sacheinlage in die Gesellschaft eingebracht werden und das Mindestkapital von CHF 20'000.00 in dieser Form – d.h. ohne Einzahlung der CHF 20'000.00 – geleistet werden. Möglich ist auch, die CHF 20'000.00 bar einzubezahlen und nach der Gründung die Maschinen und das Material im Rahmen einer Sachübernahme vom Gründer zu übernehmen. In beiden Fällen muss jedoch ein Sacheinlage- bzw. Sachübernahmevertrag und ein Gründungsbericht erstellt werden. Der Gründungsbericht muss von einem zugelassen Revisor geprüft werden, was zusätzlich Kosten verursacht.

Übrigens: Werden die Vorschriften der qualifizierten Gründung nicht eingehalten, machen sich die Gründer verantwortlich (Art. 827 i.V.m. Art. 753 OR; Gründungshaftung).

Bei rechtzeitiger Gründung der GmbH hätte das einbezahlte Stammkapital von mindestens CHF 20'000.00 direkt für die Anschaffung der Maschinen und Materialien verwendet werden können. Die aufgrund der Sacheinlage- bzw. Sachübernahmegründung nun zusätzlich entstanden Kosten hätten daher vermieden werden können, wenn die GmbH rechtzeitig gegründet worden wäre.

Tipp 1: Gründen Sie Ihre GmbH rechtzeitig, damit die notwendigen Maschinen und Betriebsmittel direkt durch die GmbH mit dem einbezahlten Stammkapital erworben werden können. Werden die Vorschriften der qualifizierten Gründung nicht eingehalten, machen sich die Gründer verantwortlich (Art. 827 i.V.m. Art. 753 OR; Gründungshaftung).

Fehler 2: Ich gestalte zunächst meine Visitenkarte und mein Firmenlogo, noch bevor die Firma im Handelsregister eingetragen ist.

Brauchen Sie wirklich eine Visitenkarte? Wahrscheinlich nicht.

Doch auch aus rechtlichen Gründen kann es sinnvoll sein, das Logo, die Webseite und Visitenkarten der neuen Firma erst nach der Eintragung im Handelsregister zu erstellen:

Oft stellt sich nämlich heraus, dass der gewünschte Firmenname aus markenrechtlichen oder firmenrechtlichen Gründen gar nicht verwendet werden kann. Es kann sein, dass eine andere Gesellschaft mit sehr ähnlicher Firma bereits im Handelsregister eingetragen ist oder dass im Markenregister bereits eine identische Wortmarke für die gleichen Waren und Dienstleistungen eingetragen ist.

Weil dann eine neue Firmenbezeichnung gewählt werden muss, sind die Aufwendungen für die Gestaltung des perfekten Firmenlogos und den Druck der Visitenkarten vergebens gewesen.

Durch eine vorgängige Prüfung der gewünschten Firmenbezeichnung und einer entsprechenden Markenrecherche hätten die doppelten Ausgaben einfach vermieden werden können. Der Firmenname einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung muss den Zusatz "GmbH" enthalten, während beim Logo ein solcher Zusatz nicht verwendet werden muss.

Der Firmenname wird mit der Publikation im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) publik. Um Abzockern zuvor zu kommen, sollte eine Domain schon vor der Publikation reserviert werden, zumal dies heute mit sehr geringen Kosten verbunden ist.

Tipp 2: Verwenden Sie den gewünschten Firmennamen erst, wenn Sie sicher sind, dass die GmbH mit diesem Namen ins Handelsregister eingetragen werden kann und keine älteren Marken mit dem gleichen Wortlaut im Markenregister eingetragen sind. Eine Domain sollten Sie aber schon vor der Gründung reservieren, zumal dies nicht mir hohen Kosten verbunden ist.

Fehler 3: Ich formuliere den Zweck der GmbH zu eng.

Es kann sein, dass Sie den strategischen Kurs Ihrer GmbH ändern müssen, wobei die Unternehmensvision nicht in Frage gestellt wird. Auslöser für einen solchen Kurswechsel können Kundenfeedbacks, Tests, Konkurrenzsituationen oder neue Marktumstände sein.

Damit Sie nicht bei jeder kleinen Strategieanpassung den Unternehmenszweck im Handelsregister mutieren müssen, sollten Sie den Zweck nicht allzu eng definieren. Zu viele Gründer schränken sich bei der Formulierung unnötig ein. Sie riskieren damit, die Statuten bereits kurz nach der Gründung wieder ändern zu müssen.

Formulieren Sie den Firmenzweck daher so, dass ein möglichst grosser Spielraum für unternehmerisches Handeln bewahrt wird. Unzulässig ist jedoch eine zu allgemein formulierte Zweckumschreibung (z.B. "Dienstleistungen aller Art" oder "Fabrikation von Waren aller Art").

Beispiele
✔️ Gut: "Die Gesellschaft bezweckt die Erbringung von Dienstleistungen in den Bereichen Marketing und Kommunikation."
(Kurz und knapp. Durch die Verwendung von Überbegriffen schränken Sie sich nicht unnötig ein.)

❌ Schlecht: "Die Gesellschaft bezweckt die Erbringung von Marketingdienstleistungen in den Bereichen Facebook-Ads, Google Ads, Bing Ads und Suchmaschinenoptimierung."
(Hier schränken Sie sich zu stark ein: Was, wenn Sie neu auch Dienstleistungen in Bezug auf TikTok-Werbung anbieten wollen?)

Spezialisieren Sie sich mit Ihrer GmbH auf etwas Einzigartiges, so könnte es hingegen sinnvoll sein, diesem Umstand über den Gesellschaftszweck Publizität zu verleihen. Bei gewissen Zweckformulierungen verlangen Versicherungen schliesslich höhere Prämien, da zusätzliche Risikoklassen mitversichert werden müssen.

Tipp 3: Lassen Sie den Gesellschaftszweck Ihrer GmbH durch einen Experten prüfen, um eine Rückweisung vom Handelsregisteramt zu vermeiden und gleichzeitig einen grossen unternehmerischen Handlungsspielraum zu bewahren.

Fehler 4: Die an den Stammanteilen wirtschaftlich berechtigten Personen werden der GmbH nicht gemeldet.

Per 1. November 2019 wurde der Massnahmeapparat im Bereich der Meldepflichten für Gesellschafter bezüglich der an den Stammanteilen wirtschaftlich Berechtigten mit der Einführung zusätzlicher gesellschafts- und neu auch strafrechtlicher Sanktionen verschärft.

Gemäss Art. 790a OR muss derjenige, der allein oder in gemeinsamer Absprache mit Dritten Stammanteile der GmbH erwirbt und dadurch den Grenzwert von 25% des Stammkapital oder der Stimmrechte erreicht oder überschreitet, der Gesellschaft innert Monatsfrist den Vor- und den Nachnamen und die Adresse der wirtschaftlich berechtigten Person melden (Abs. 1).

Ein (originärer) Erwerb findet auch bei der Gründung der GmbH statt, sodass eine allfällige Meldepflicht bereits kurz nach der Gründung entsteht.

⚠️ Warnung: Wer diese Meldepflichten als Gesellschafter vorsätzlich verletzt, wird mit Busse bestraft (Art. 327 StGB).

Etwaige Änderungen nach der ersten Meldung sind übrigens innert drei Monaten zu melden.

Tipp 4: Prüfen Sie zeitnah nach der Gründung, ob etwaige Meldepflichten bestehen und melden Sie gegebenenfalls der Gesellschaft die wirtschaftlich berechtigte Person. Gerne unterstütze ich Sie dabei.

Fehler 5: Da ich als Gesellschafter im Handelsregister eingetragen bin, muss ich kein Anteilbuch oder Verzeichnis der wirtschaftlich Berechtigten führen.

Die Gesellschaft muss das Anteilbuch und das Verzeichnis über die ihr gemeldeten wirtschaftlich berechtigten Personen vorschriftsgemäss führen.

Ein Verstoss gegen diese Pflichten stellt grundsätzlich einen Organisationsmangel dar. Bei dessen Vorliegen kann das Gericht unter Androhung der Auflösung der GmbH eine Frist ansetzen, binnen deren der rechtmässige Zustand wiederherzustellen ist.

Eine Pflichtverletzung kann auch strafrechtliche Konsequenzen haben:

Wer das Anteilbuch oder das Verzeichnis der wirtschaftlich berechtigten Personen vorsätzlich nicht vorschriftsgemäss führt und damit die verbundenen gesellschaftsrechtlichen Pflichten verletzt, wird mit Busse bestraft (Art. 327a StGB). Strafbar machen können sich namentlich die Geschäftsführer, da ihnen die Pflicht zur Führung der Verzeichnisse zugerechnet wird.

Tipp 5: Das Anteilbuch kann mit dem Verzeichnis über die wirtschaftlich berechtigten Personen kombiniert werden. Halten Sie diese Dokumente stets aktuell und tragen Sie etwaige Meldungen nach. Bei der Gründung mit RecordWise sind die genannten Dokumente immer dabei.

Fehler 6: Solange ich weltweit einen Umsatz von weniger als CHF 100'000.00 erwirtschafte, beantrage ich keine Mehrwertsteuernummer.

Wenn der Umsatz aus steuerbaren Leistungen der GmbH innerhalb eines Jahres weniger als CHF 100'000.00 beträgt, ist Ihre GmbH grundsätzlich von der Mehrwertsteuerpflicht befreit und es muss keine Mehrwertsteuernummer beantragt werden (vgl. Art. 10 Abs. 2 lit. a MWSTG).

Es kann jedoch sinnvoll sein, die Mehrwertsteuernummer freiwillig zu beantragen (Art. 11 MWSTG):

Die Mehrwertsteuer ist eine Konsumsteuer, die erst beim Endverbraucher anfällt. Wenn Sie sich freiwillig der Mehrwertsteuer unterstellen und von einem anderen Unternehmen Leistungen beziehen, die Sie für Ihre eigene unternehmerische Tätigkeit weiterverwenden, so dürfen Sie bei der effektiven Abrechnungsmethode die Ihnen von Ihrem Leistungserbringer in Rechnung gestellte MWST, die sogenannte Vorsteuer, in Ihrer Abrechnung gegenüber der Eidgenössischen Steuerverwaltung in Abzug bringen.

Eine freiwillige MWST-Unterstellung lohnt sich, falls in der Startphase grössere Investitionen zu tätigen sind und Sie die darauf anfallende Vorsteuer geltend machen möchten, oder wenn viele Ihrer Kunden der MWST unterstellt sind und ihrerseits den Vorsteuerabzug geltend machen wollen.

Tipp 6: Bei der effektiven Abrechnungsmethode erhalten Sie die geleistete Mehrwertsteuer auf Ihren Investitionen von der Eidgenössischen Steuerverwaltung zurückerstattet. Bei hohen Investitionen in der Startphase lohnt sich daher eine Unterstellung, auch wenn die Umsatzschwelle von CHF 100'000.00 noch nicht erreicht ist.

Fehler 7: Ich verbringe zuerst einige Monate damit, den perfekten Businessplan zu schreiben.

Ein Businessplan ist vor allem dann zwingend, wenn ein Existenzgründer bei einer Bank eine Finanzierung beantragen will, Investoren sucht oder Partner für seine Geschäftsidee begeistern will. Der Businessplan gibt Auskunft über die Geschäftsidee, die Chancen und Gefahren im Marktumfeld, die Stärken und Schwächen des Unternehmens, die Strategie und die Konsequenzen daraus und den mittelfristigen Finanzbedarf.

Ein Businessplan kann Struktur in die unvorhersehbare Zukunft bringen und den Autor dazu zwingen, sich mit möglichen Problemen auseinanderzusetzen. Umfangreiche Ausführungen zur Frage, warum einzelne Konkurrenten keine Gefahr für das eigene Geschäftsmodell darstellen, bringen in der Anfangsphase jedoch keinen wirklichen Mehrwert.

Bei einem Startup sollten Sie zu Beginn nicht zu viel Zeit für den Businessplan verwenden, da sich dieser ändern wird, sobald Sie mit potenziellen Kunden sprechen. Gemäss einer Studie von Francis J. Greene und Christian Hopp waren im Durchschnitt die erfolgreichsten Unternehmer diejenigen, die ihren Businessplan erst zwischen 6 und 12 Monaten nach der Entscheidung, ein Unternehmen zu gründen, geschrieben haben. Sie nutzen Ihre Zeit in der Startphase besser, wenn Sie gewisse Annahmen treffen, die Sie testen können. Dabei können Sie sich an den folgenden Fragen orientieren: Wer ist ihr Kunde? Welche Probleme versuchen Sie zu lösen? Wie löst Ihr Produkt diese Probleme? Welches sind die Key Features Ihres Produkts?

Tipp 7: Gehen Sie haushälterisch mit Ihrer Zeit um. Der ausführlichste Businessplan bringt Ihnen nichts, wenn Sie Ihre Strategie nach dem ersten Kundengespräch ändern müssen.

Fehler 8: Ich habe die Finanzen nicht im Griff und gebe zu viel Geld aus.

Nur die wenigsten Jungunternehmen erhalten (und benötigen) gleich zu Beginn die in den Medien oft gehypte Millionenfinanzierung durch bekannte Venture Capital-Firmen. In der frühen Unternehmensphase braucht man oftmals noch keine Millionen. Im Gegenteil: So viel Kapital könnte man in der Startphase gar nicht sinnvoll einsetzen. Die meisten Gründer greifen bei der Gründung daher auf eigene Ersparnisse zurück. Dies bringt den Vorteil mit sich, dass man sein Geld einsetzen kann, wie man will und sich nichts vorschreiben lassen muss.

Achten Sie jedoch auf die Liquidität. Liquidität bedeutet, dass ein Unternehmen seinen Zahlungsverpflichtungen nachkommen kann, indem es beispielsweise Gehälter, Mieten oder offene Lieferantenrechnungen bezahlen kann. Die Liquidität ist bei Statups besonders wichtig, denn oftmals scheitern Jungunternehmer nicht aufgrund von Jahresverlusten, sondern wegen Liquiditätsengpässen.

Zur Inspiration: Pieter Levels betreibt die Webseiten NomadList.com und RemoteOK.com. Er generiert dabei einen jährlichen Umsatz von rund USD 600'000.00 und hat lediglich einen Mitarbeiter, der sich auf Abruf um den Server kümmert. Trotz Masterabschluss in Business Administration programmiert er seine Webseiten selbst und ist nicht auf ein Entwicklerteam in Osteuropa angewiesen. Aufgrund der sehr tiefen Kosten kann er den Grossteil seines Umsatzes als Gewinn verbuchen. Auch ist er aufgrund der tiefen Kosten während der Corona-Pandemie nicht in einen Liquiditätsengpass gelangt.

Tipp 8: Die meisten Startups scheitern, weil ihnen das Geld ausgeht. Planen Sie deshalb Ihre Liquidität, damit Sie wissen, mit welchen Einnahmen und Ausgaben Sie in den kommenden 1 bis 12 Monaten zu rechnen haben.

Fehler 9: Ich bezahle zwar die Löhne meiner Mitarbeiter, führe jedoch die Sozialversicherungsabgaben nicht ab, wenn das Geld knapp wird.

Werden die Beiträge an die Sozialversicherungen von der GmbH nicht entrichtet, so haften die Mitglieder des Verwaltungsrats oder die Liquidatoren im Konkursfall mit ihrem privaten Vermögen solidarisch für Schäden, die der Sozialversicherung zugefügt werden (Art. 52 AHVG). Dies sollten Sie zwingend vermeiden.

Tipp 9: Nehmen Sie Ihre Verantwortung in Bezug auf die Bezahlung der Sozialversicherungsbeiträge wahr und ergreifen Sie die notwendigen Massnahmen, damit die Sozialversicherungsabgaben auch tatsächlich beglichen werden.

Fehler 10: Ich gründe eine GmbH, um für meinen jetzigen Arbeitgeber zum gleichen Tarif als Freelancer tätig zu sein.

Sie können ohne Weiteres für Ihren bisherigen Arbeitgeber tätig sein und dies über Ihre GmbH abrechnen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass diese Tätigkeit nicht mehr durch das Arbeitsrecht, sondern durch das Auftrags- oder Werkvertragsrecht geregelt wird. Sie profitieren daher im Verhältnis zu ihrem ehemaligen Arbeitgeber nicht mehr von den arbeitsrechtlichen Kündigungsschutzbestimmungen, dem Ferienanspruch und der Lohnfortzahlungspflicht bei Krankheit. Im Gegenteil: Ein Auftrag kann jederzeit widerrufen oder gekündigt werden und Sie müssen die Sozialleistungen selber abrechnen. Diese "versteckten" Kosten sollten Sie bei der Offertstellung einkalkulieren.

Tipp 10: Vereinbaren Sie mit Ihrem jetzigen Arbeitgeber ein Honorar, dass mindestens 20% höher liegt als ihr gegenwärtiges Salär. Nur so können Sie die Sozialleistungen, den Ferienanspruch und das Kündigungsrisiko abgelten.

Fehler 11: Ich gründe meine GmbH im steuergünstigen Kanton Zug, damit ich weniger Steuern bezahlen muss.

Die Steuerbelastung für Unternehmen kann zwischen den Kantonen relativ stark variieren. Trotzdem haben steuerliche Aspekte bei der Wahl des Sitzes eines Startups eine nachrangige Bedeutung, da Steueroptimierung erst sinnvoll ist, wenn Gewinne erwirtschaftet werden, die versteuert werden müssen.

Weiter liegt das Hauptsteuerdomizil einer GmbH immer und ausschliesslich am Ort der tatsächlichen Verwaltung (vgl. BGer 2C_627/2017 vom 1. Februar 2019). Durch die Wahl des statutarischen Firmensitzes in Zug können daher keine Steuern gespart werden, wenn sich die tatsächliche Verwaltung in St. Gallen oder Bern befindet. Überdies fallen bei einem Firmendomizil in einem steuergünstigen Kanton zusätzliche Domizilkosten an.

Standortfaktoren wie eine gute Verkehrsanbindung, günstige Büromietpreise, die Verfügbarkeit von gut ausgebildetem Personal sowie die Nähe zu potenziellen Kunden dürften die Wahl des Firmensitzes massgeblich beeinflussen.

Tipp 11: Steuertechnisch spielt der Firmensitz erst eine Rolle, wenn die GmbH Gewinne erwirtschaftet, die versteuert werden müssen. Bestimmen Sie daher den Firmensitz besser nach betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten.

Fehler 12: Ich wage den Schritt in die Selbständigkeit gar nicht, da jemand anderes schon dieselbe Idee verfolgt.

Selbst wenn jemand anderes bereits an der Idee arbeitet, sind Sie wahrscheinlich noch nicht zu spät. Paul Graham schreibt, dass es äusserst selten ist, dass Startups durch ihre Konkurrenten zerstört werden. Die Existenz von Konkurrenzunternehmen bedeutet vielmehr, dass für Ihr Produkt oder Ihre Idee bereits ein Markt besteht. Es gibt also eine Nachfrage. Wenn Sie mit Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung auf dem Markt vollkommen alleine sind, dann liegen Sie wahrscheinlich falsch.

Tipp 12: Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn ein Konkurrent bereits an Ihrer Idee arbeitet und am Markt ist. Das bedeutet, dass wenigstens ein Mark für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung besteht.

Gerne begleiten wir Sie von der Beratung bis zum Handelsregistereintrag und darüber hinaus, so dass Sie die aufgezeigten 12 häufigsten Fehler bei der Gründung einer GmbH vermeiden können.